Bada's blog

PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRASWASTAAN

Definisi Perencanaan

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.

Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.

Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :

•          Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan

•          Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

 Kerugian dan Keuntungan Perencanaan

Keuntungan Perencanaan :

1. Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
2. Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
3. Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi

Kerugian Perencanaan :

Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.

Empat langkah proses dalam manajemen strategis :

1. Perumusan strategi
2. Implementasi strategi
3. Pengukuran hasil strategi
4. Evaluasi strategi

Perencanaan Taktis

Perencanaan jangka pendek menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang. Wirausahawan menggunakan perencanaan taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang

Perencanaan taktis dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi mencapai tujuan organisasi jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan strategis

PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN

Tingkatan Manajemen dalam waktu perencanaan :

1. Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak dan menggunakan waktu perencanaan lebih banyak dibanding manajemen tingkat menengah dan bawah
2. Manajemen tingkat menengah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding manajer tingkat bawah
3. Manajemen tingkat bawah lebih terlibat dalam kegiatan operasional dari organisasi dan mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan

Tipe Perencanaan :

1. Manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek dengan keahlian operasi harian menyebabkan menjadi perencana terbaik pada jangka pendek
2. Manajer tingkat menengah membuat perencana jangka yang agak panjang
3. Manajer puncak membuat perencanaan jangka panjang yang mempunyai pengertian yang baik mengenai situasi organisasional keseluruhan

Langkah-Langkah dalam Proses Perencanaan :

1. Menyatakan tujuan organisasi yang jelas untuk dimulai suatu perencanaan
2. Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan premis/asumsi yang menjadi dasar alternatif kelayakan penggunaan setiap alternatif
4. Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan
5. Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih dimana rencana jangka panjang dan jangka pendek mulai dirumuskan
6. Memfungsikan rencana-rencana ke dalam tindakan-tindakan yang memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek dan jangka panjang

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :

1. Menghasilkan rencana yang tepat
2. Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

Kerugian pendekatan probabilitas tinggi : tidak mendorong rencana yg kreatif

Pendekatan Maksimisasi

Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis

Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :

1. Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
2. Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia

3.    Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik

Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana

Kerugian Pendekatan maksimisasi : memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia)

Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal

Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :

1. Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari
2. Antisipasi pada perubahan masa depan
3. Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah

Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional

Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan

ALAT-ALAT PERENCANAAN

v Peramalan (Forecasting)

Peramalan adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi

v Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)

Memprediksi penjualan dimasa datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan yang biasa disajikan dalam bentuk grafik

v Penjadwalan (Scheduling)

Merupakan proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional

Dua macam penjadwalan :

•          Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal

•          PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan

PENGORGANISASIAN

Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari penggunaannya.

Arti Penting Pengorganisasian

Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antara semua sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu dan kapan, dimana serta bagaimana sumber daya tersebut digunakan

Proses Pengorganisasian

Lima langkah utama dalam proses pengorganisasian :

1. Tercermin dalam rencana-rencana dan tujuan-tujuan
2. Menetapkan tugas-tugas pokok
3. Membagi tugas pokok ke dalam subtugas-subtugas
4. Alokasi sumber daya dan pengarah bagi subtugas-subtugas
5. Mengevaluasi hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasikan

Teori Pengorganisasian Klasik

Teori pengorganisasian klasik adalah manajemen awal mengenai bagaimana sumber daya organisasi dapat digunakan untuk mencapai tujuan organisasi

Menurut Max Weber komponen usaha dari pengorganisasian adalah prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang mendetail, suatu hirarki organisasi yang diuraikan dengan jelas dan hubungan antara anggota-anggota organisasi yang nonperson (impersonal)

Struktur

Dua tipe dasar dari struktur yang ada dalam sistem manajemen :

1. Struktur Formal merupakan hubungan diantara sumber daya-sumber daya organisasi dan juga disajikan dengan bagan organisasi

2. Struktur Informal merupakan pola hubungan yang berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal berkembang secara alami dan cenderung didasari oleh norma, nilai dan sosial dari individu

PEMBAGIAN TENAGA KERJA (DIVISION OF LABOUR)

Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu

Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja

Keuntungan :

1. Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat
2. Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain
3. Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
4. Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk

Kerugian :

1. Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia
2. Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun

Pembagian Tenaga Kerja dan Koordinasi

Pembagian tenaga kerja dengan individu yang berbeda dalam mengerjakan tugas dikoordinasikan secara efektif sehingga manajemen dalam organisasi menjadi jelas

Mooney mendefinisikan koordinasi sebagai penyusunan secara beraturan usaha kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan didalam mencapai tujuan bersama

RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF MANAGEMENT)

Rentang manajemen mengarah pada jumlah individu yang diawasi oleh wirausahawan, semakin banyak individu yang diawasi semakin besar rentang manajemen dan semakin sedikit individu yang diawasi semakin sedikit rentang manajemen

Rentang Manajemen dinamakan juga :

1. Rentang kekuasaan (span of authorithy)
2. Rentang pengawasan (span of control)
3. Rentang supervisi (span of supervision)
4. Rentang tanggung jawab (span of responsibility)

Perancangan Rentang Manajemen : Pandangan Kontingensi

Harnold Koontz mengemukakan bahwa faktor situasi utama yang mempengaruhi kesesuaian dari ukuran rentang manajemen individual :

1. Kesamaan fungsi dimana aktivitas dilaksanakan oleh individu yang disupervisi adalah sama atau tidak
2. Hubungan geografis dimana bawahan secara fisik terpisahkan oleh tempat sehingga semakin dekat bawahan secara fisik maka semakin banyak individu yang dapat disupervisi oleh wirausahawan secara efektif
3. Kompleksitas fungsi dimana aktivitas dari tenaga kerja sulit dan rumit
4. Koordinasi menunjuk pada jumlah waktu yang harus dikeluarkan oleh wirausahawan untuk menyetarakan aktivitas-aktivitas dari bawahan dengan aktivitas pekerja yang lainnya
5. Perencanaan menunjukkan jumlah waktu yang dikeluarkan wirausahawan untuk mengembangkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana sistem manajemen dan mengintegrasikannya dengan aktivitas bawahan mereka

PENGORGANISASIAN AKTIVITAS INDIVIDU

Pertanggung Jawaban

Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan

Tanggung jawab adalah komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya

Tiga bidang yang berhubungan dengan tanggung jawab :

1. Pembagian aktivitas kerja
2. Menegaskan aktivitas kerja dari manajemen
3. Bertanggung jawab

Menegaskan Aktivitas Kerja Manajemen

Suatu proses yang digunakan untuk menegaskan aktivitas kerja manajemen ‘membuat setiap manajer secara aktif berperan serta dengan atasannya, rekan sebaya, dan bawahan pada pekerjaan manajerial yang diuraikan secara sistematis untuk dikerjakan dan kemudian menegaskan peranan yang dimainkan tiap manajer dalam hubungannya dengan kelompok kerjanya dan dengan organisasi

Tujuan interaksi ini adalah untuk menjamin bahwa tidak ada tumpang tindih atau kesenjangan dalam meyakini pertanggungjawaban manajemen yang ada dan bahwa manajer hanya melaksanakan aktivitas-aktivitas yang menyebabkan tercapainya tujuan sistem manajemen

Alat yang dikembangkan untuk mengimplementasikan proses interaksi tersebut adalah pedoman tanggung jawab manajemen yang akan membantu anggota organisasi dalam :

1. Menguraikan berbagai hubungan tanggung jawab yang ada
2. Meringkas bagaimana tanggung jawab dari berbagai manajer dalam organisasi mereka berhubungan satu sama lain

PENGEMBANGAN ORGANISASI

Tujuan Organisasi

1. Keuntungan adalah kekuatan motivasi bagi wiraswastawan
2. Pelayanan pada pelanggan dengan penyediaan nilai ekonomis yang dibutuhkan (barang dan jasa) membenarkan keberadaan organisasi bisnis
3. Tanggung jawab sosial bagi wiraswastawan sesuai dengan kode etik dan moral yang dibuat oleh masyarakat dimana industri tersebut berada

Arti Penting Tujuan Organisasi

1. Pembuatan keputusan
2. Efisiensi organisasi
3. Konsistensi organisasi
4. Evaluasi kerja

Bidang-Bidang Tujuan Organisasi

1. Kedudukan pasar
2. Inovasi
3. Produktivitas
4. Sumber daya fisik dan finansial
5. Perolehan laba

6.  Kinerja dan perkembangan manajer

7. Kinerja dan sikap karyawan
8. Tanggung jawab kemasyarakatan

Garis Pedoman Penetapan Tujuan Berkualitas

1. Wiraswastawan harus membiarkan orang-orang yang bertanggung jawab mencapai tujuan mempunyai suara untuk menetapkannya
2. Wiraswastawan harus menyatakan tujuan sespesifik mungkin
3. Wiraswastawan harus menghubungkan tujuan dengan tindakan tertentu jika perlu
4. Wiraswastawan harus mengemukakan tujuan yang diinginkannya
5. Wiraswastawan hendaknya menspesifikasi ketika tujuan diharapkan tercapai
6. Wiraswastawan harus menetapkan tujuan hanya dalam hubungannya dengan tujuan organisasi lainnya
7. Wiraswastawan hendaknya menyatakan tujuan dengan jelas dan sederhana
8. Wiraswastawan hendaknya menetapkan tujuan cukup tinggi sehingga karyawan akan bekerja keras untuk memenuhinya, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga karyawan akan menyerah didalam memenuhinya

Perubahan Organisasi

Adalah proses modifikasi organisasi yang ada dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas sampai sejauh mana organisasi tersebut mencapai tujuan-tujuannya, dengan melibatkan segmen organisasi yang sebenarnya dan biasanya termasuk perubahan lini wewenang organisasi, berbagai tingkatan tanggung jawab dalam organisasi dan lini komunikasi organisasi yang sudah mapan

Faktor-faktor pertimbangan dalam perubahan organisasi :

1. agen-agen perubahan
2. Penentuan apa yang hendak diubah
3. Evaluasi perubahan
4. Individu-individu yang dipengaruhi oleh perubahan
5. Tipe perubahan yang dibuat (perubahan orang-orang, perubahan struktural atau perubahan teknologi)

Perubahan Struktural

Adalah proses modifikasi organisasi yang menekankan pada peningkatan efektivitas organisasi dengan pengendalian perubahan yang mempengaruhi anggota organisasi selama pekerjaan kerja mereka

Bentuk-bentuk modifikasi dalam perubahan struktural :

1. Menjelaskan dan mendefinisikan jabatan
2. Modifikasi struktur organisasi agar sesuai dengan kebutuhan komunikasi organisasi
3. Mendesentralisasikan organisasi untuk mengurangi biaya koordinasi, meningkatkan pengendalian subunit, meningkatkan motivasi dan mendapatkan fleksibilitas yang lebih besar